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　　会议流程 流程图： 主办科室提出申请 成立会务组确认 会议基本信息 制订会务方案并上报领导 会前准备工作 召开会议，会议过程会务服务 会议结束 费用结算、填写各类申报材料 清扫会场保持会场呈备 用状态 整理资料、归档 1 一、会议前准备工作 会议前准备工作 前准备 1、会前所需准备的文件 会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、 会前所需准备的文件 会议议程、 桌签、 座次表、 餐卷、 代表证、 会议横幅 （一般由会议承办宾馆制作） 、 会议背景 PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体 形式如附件。 2、会前准备工作流程 、 2.1、会议的计划： （1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。 （2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、 需用时间、地点、议程等。 （3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备 委员会。 2.2、 确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。 （1）议程表。 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程 表，会前发给与会人员。 （2）日程表与作息时间表。 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。 2.3、 会议成本预算。 会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资 +咨询劳务费。 2.4、 准备会议资料。 （1）开幕词、工作报告、发言稿等 （2）会议所用的技术性、会议流程策划方案程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程 表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名 单、车辆调度表等。 2.5、 发送会议通知及接受回执。 （1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。 2 会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀 请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。 （2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前 7 天以上并附 回执。 回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发 送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。 2.6、 会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下： (1) 会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系 统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。 (2) 主席台席位。 第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为 主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。 (3)会场设施。 会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄 影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪 器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或 出现差错。 2.7、 其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。 同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应 有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠 送资料、纪念品等，必须提前做好准备。 二、会议期间工作 会议期间工作 1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。 、会议期间需准备的文件 2、会议期间的工作流程 、 议期间的工作流程 2.1、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。 2.2、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录 有关信息。 协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 确认用餐时间、 菜单、 3 标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 2.3、 会场桌椅摆设确认： 灯光／音响／麦克风／银幕/讲台／幻灯机／投影机一 一检视无误。检查会议所需资料是否完备。 2.4、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。 2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的 发放以及会场温度控制等） 。 2.6、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物 等安全工作。 2.7、 协调会议期间的交通工具的安排。 2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事 件能以最短的时间解决。 三、会议后续工作 会议后续工作 1、会议后需准备的文件 、 会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议 备的文件 纪要、新闻稿、返程票登记表。 2、会议后的工作流程 、 议后的工作流程 2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成 的决策要突出承担行动的责任人姓名、 时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及 印刷发放代表通讯录。 2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 2.5、会议流程策划方案欢送代表工作。 2.6、会议费用的结算工作。 4 四、人员职责 1、会务负责人 、 1) 联络协调 —对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议计划书及工作进 度表，确保会议顺利完成； —对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程 安排； —协调会务工作人员的活动。 2) 制定会议方案并实施 —负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，会议流程策划方案并上报相关领导审核； —负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。 3) 会场及住宿安排 —负责会议酒店（场地）接洽、预订及协议签订； —负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。 4) 负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议 —各类资料内容的确认审核； —确定印刷地点； —会场布置的审核。 5) 制定可行性预算 6) 同会议发言人及各位贵宾联系 2、 会务助理 、 1) 各类文本的起草、修改，资料的编排、制作 —根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷； —负责会场背景效果图的设计与制作； —代表证、餐券的设计与制作。 2) 负责重要人员的联络事宜 —负责重要人员的行程安排的联系、确认； 5 —负责重要人员的机（车）票的预订； —负责重要人员的专人接、送及陪同安排； —负责重要人员在会议期间的用车安排。 3) 负责与会代表联络事宜 —负责会议通知书的寄发及确认回执工作； —负责会务资料的收集、确认并输入数据库； —如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。 4) 负责会场的管理工作 —负责会场及仪器设备的管理； —提前做好仪器设备的调试工作； —负责会场影像/通讯的管理(计算机、PPT 资料收集汇总、同传设备等)； —确保会议期间演讲嘉宾 PPT 的收集、正常播放及保密工作。 5) 负责交通管理及安全措施 —负责用车计划； —负责确定车辆行走路线和确保路线) 负责会场安全保障工作 —负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案 7) 会务帐务管理 —会前负责制定收入、支出预算表 —会后负责制作收入、支出明细表 —负责会务费用分配方案的制定、上报及落实 3、 应急人员 、 1) 负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。 2) 负责参会人员的引领、接待。 3）负责就餐秩序的控制。 4）负责会中其他应急工作。 6 附：会议所需准备的所有文件的形式见附表（以第一次会议的各文件形式为例） 。 文件明细 会议通知 回执 会务手册 主持词 参会人员表 会议议程书 桌签 餐卷 代表证 会议背景 PPT 房间号码表 会议资料领取表 与会人员签到表 会务费发放表 考勤表 参会人员通讯录 简报 会议总结 会议证明 新闻稿 附表 1 附表 2 附表 3 附表 4 附表 5 附表 6 附表 7 附表 8 附表 9 附表 10 附表 11 附表 12 附表 13 附表 14 附表 15 附表 16 附表 17 附表 18 附表 19 附表 20 7

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