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　　书面告知函一般包括：首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分。

　　正文一般分成开头、正文两个部分。开头一般写明函件的主题原因。正文再对主题进行详细的解释说明。

　　一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。

　　通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

　　(一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。

　　(二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。

　　(三)向有关主管部门请求批准。如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。

　　为了管理的需要,请贵公司要求住我公司宿舍的员工配合我公司宿舍管理的规定,出入必须佩戴员工卡.如有不遵守者,我司将通知贵公司安排该员工另住他处.(类似的话语)

　　一、标题。函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

　　一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

　　复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，告知函范文这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。

　　2、主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。

　　函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。

　　3、结语。不同类型的函结语有别。告知函范文如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，告知函范文则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。

　　告知函和答复函十分接近。它们的主要区别在于主要区别是答复对方所询问问题，而告知函则是告知对方有关情况。告知函的正文通常包括两项内容。一是告知原由。说明制发本函的原因。二是告知事项。简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

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