【外贸跟单员的工作内容】跟单员的工作内容

更新时间:2014-03-28 来源:销售工作计划 点击:

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跟单员的工作内容

  跟单员的工作资料(一):

  销售跟单员工作资料

  跟单员工作资料及职责

  1、订单接收登记(订单编号、客户名称、车间接到订单日期、要求交货日期、车间计划生产开始日期及计划完成日期)

  并收集与订单相关的单据资料:如规格单、图纸等

  2、订单生产所需材料的跟催与反映

  跟催:向打单员跟催调拨单是否及时开出,向仓管跟催材料是否及时调拨,向采购跟催需采购的材料及时采购

  反映:及时向车间、销售部门、上级主管反映材料筹备状况

  3、订单生产进度的跟催与反映

  跟催:跟催车间根据订单编排出生产计划,督促车间按计划生产

  反映:及时向上级主管、销售部门反映生产计划及生产进度

  跟单员的工作资料(二):

  一、跟单员的定义:

  跟单员是指在企业或公司运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品、跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。

  二、跟单员的工作界定

  跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口贸易型企业中,跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别,但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

  1.业务跟单:也称为业务员,主要是对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣,有合作意向的人进行跟进。以缔结业务,签定合同为目标的一系列活动。

  2.生产跟单:也称为跟单员,对已接来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪,按期将货物送到客户手中。其中在生产过程中跟踪质量管理的我们称之为QC,在一些小型的贸易公司,有时候跟单员和QC工作有一个人承担,这样工作会比较繁琐,容易出错,一般状况之下,QC和跟单是分开的,跟单员主要是掌控订单的进度和时间以及和工厂和客户的沟通,产品质量的控制则有QC进行跟踪。

  三、跟单员的工作特点

  跟单员的工作几乎涉及的公司的每一个环节,从销售、生产、物料、财务等都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的、全方位的。

  1.职责大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是公司的生命,客户是公司的上帝,失去订单与客户将危及到公司的生存。做好订单与客户的工作职责重大。

  2.沟通、协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户、与计划部门、生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调,都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作,沟通协调潜力个性重要。

  3.做好客户的参谋:跟单员掌握着超多的客户资料,对他们的需求比较熟悉,同时也了解工厂的生产状况,因此对客户的订单能够提出意见,以利于客户的订货或下单。

  4.工作节奏多变、快速:应对的客户来自五湖四海,他们的工作方式、作息时间、工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的,有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货,这就要求跟单员的工作效率是快速的。

  5.工作是综合性的:跟单员工作涉及公司所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责,对内执行的是生产管理协调,所以跟单员务必熟悉工厂的生产运作流程,以便做出更快更好的反应和决策。

  四、跟单员的素质要求

  跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:

  1)分析潜力:分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。

  2)预测潜力:能预测出客户的需求,合作企业的生产潜力及物料的供应状况,便于接单、生产及交货的安排。

  3)表达潜力:善于用文字和语言与客户沟通。

  4)专业知识:对所跟单的产品要熟悉,了解产品的原材料特点、来源及成分。明白产品的特点、款式、质量,便于和客户及生产人员的沟通。

  5)人际关系处理的潜力:处理好与客户、与上级、与同事、与外单位人员的关系,透过他们来完成自己想要做的事。

  6)法律知识:了解合同法、票据法、经济法等与跟单工作有关的法律知识,做到知法、守法、懂法、用法。

  7)谈判潜力:有口才、有技巧。

  8)管理与推销潜力:对外推销高手,对内管理行家。

  9)物流知识:了解运输、装卸搬运、保管、配送等知识。

  五、跟单流程:

  生产过程跟单主要是了解合作工厂的生产进度能否满足定单的交货期,产品是否按订单生产,因此跟单员要协同QC深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度,发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货,所以我们要深入到生产线,查看进度,查看质量。

  基本要求为:

  按时交货:要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不提前也不推迟。

  按质交货:生产出来的产品贴合订单的质量要求。

  跟单过程中,前期接触比较多的就是样衣和样板,样板的质量影响到样衣制作的质量,所以样板也要有比较好的控制,但是一般的公司会带给样板或者有工厂直接打版,确定最终的样衣。在样衣确认过程中,有一些约定的名称要去了解,具体如下

  1.款式样

  主要用于设计师看款式效果及生产的用料计算,一般状况下用同类布料打样,允许辅料代用,这步工作能够有时候由公司技术及样板中心完成,也能够由合作工厂完成。期间会涉及到报价规格表,规格表仅仅是供报价用,以便争取到定单,在运用这个表格时应注意每个项目资料与规格,因为这些资料与规格往往同成本直接相关联,任何有利于降低成本而又不改变原有服装的基本要求的方法和推荐都能够提出来,经客户同意后即可更改,所有在此规格表中变化的资料,都务必做出注释,以便下一步工作开展的时候前后对应。

  2.批办样

  批办样制作前,根据带给的款式样和样品规格表中具体要求逐项进行操作,检查样品的织物组织、结构规格、测量所有的尺寸,确信各个点的尺寸在允许误差范围内。把款式样和相关的规格表给相关的技术人员,审查各疑点难点,以便全面了解样衣的状况。原则上,打批办样用正式主辅料。

  3.产前样

  产前样也称为封样,一旦批办样被客户批准合格后,此时客户才带给正确的大货生产用规格表,只有这个产品规格表才是供工厂大货生产用。不可用用以前的规格表代替,经常会发生差错,因为经过打样后,客户常更改原有的尺寸,而这个尺寸的更改又往往是不起眼的,在大批生产经营之前,还须打一次样,叫做产前样,在制作这个样衣中,所有的主敷料都务必用以后生产中要用的料,客户完全认可后方可大批开裁。

  在样衣全部确认的状况下,就务必对相应的订单进行下单,具体操作流程如下:

  1.下达生产通知书。

  跟单员接到客户订单后,应将其转化为公司固定格式的生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称、规格型号、数量、包装要求、交货期等。

  2.分析生产潜力

  生产通知单下达后,要分析合作工厂的生产潜力,能否按期、按质地交货,如不能应采取其他的措施,如寻找更多的合作工厂等等,以便保质保量的完成客户的订单。

  3.制定生产计划:

  生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败,跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

  4.跟踪生产进度

  A.实际进度与计划进度发生差异,要找原因。通常有下列原因:

  1.原计划错误;

  2.机器设备有故障;

  3.材料没跟上;

  4.不良率和报废率过高;

  5.临时工作或特急订单的影响;

  6.前过程延误的累积;

  7.员工工作情绪低落,缺勤或流动率高;

  (4)跟踪生产进度的表单:

  具体有:生产日报表、生产进度差异分析表、生产进度控制表、生产异常处理表、生产线进度跟踪表。跟单人员具体根据相关状况进行报表填写。

  5.交期延误:

  如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,再进行协商,如果协商不成,可能就要进行违约赔偿。

  6.订单更改问题:

  客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量方面上的(增加或减少),有包装方面的(彩印或白合),有交期的变更(提前或推迟)。接到客户要求变更,首先要看改什么能否接收如货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改。如还没安排,问题不大。如已按排了部份,要进行协商。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,通用的问题不大,如是专用的,客户要承担部份费用。对交期:如要提前,要根据实际状况,在与工厂协商后在订。如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要要和客户进行协商,这些费用都需要客户进行承担。

  六、生产过程中的验货工作程序

  1、面/辅料到厂后,督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点,并由工厂签收。若出现短少码/现象要亲自参与清点并确认。

  2、如工厂前期未打过样品,须安排其速打出投产前样确认,并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊状况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。

  3、校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认,详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认,并通知其开裁。

  4、根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值,并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料,须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司,并督促其节约使用,杜绝浪费现象。

  5、投产初期务必每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验,如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员,并监督、协助工厂落实整改。

  6、每个车间下机首件成品后,要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书(大货生产初期/中期/末期)及整改意见,经加工厂负责人签字确认后留工厂一份,自留一份并传真公司。

  7、每一天要记录、总结工作,制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表,每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品状况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。

  8、针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求,要监督、协助加工厂落实到位,并及时汇报公司落实状况。

  9、成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量,并不定期抽验包装好的成品,要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。

  10、大货包装完毕后,要将裁剪明细与装箱单进行核对,检查每色、每号是否相符。如有问题务必查明原因并及时相应解决。

  11、加工结束后,详细清理并收回所有剩余面料、辅料(个性是商标)。

  12、对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理潜力以及整个定单操作状况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。

  13、在检查过程中必须要公平,真实

  七、跟单的注意事项

  1、接到跟单资料与样衣之后,必须要认真的看看,留意细节,根据自己的经验,对可能会出现那些问题让自己事先有个了解。有时一人手上有好几单的,切记不能够混消。

  2、到工厂后,必须要按QC流程资料来进行工作,缺一不可。

  3、在生产过程中,如发现问题,能够先总结一下,不可一有问题就找厂长什么的,次数太多人家闲烦,在反映问题的同时,你的书面报告也要产生。

  4、在写报告时,必须要简单明了,有针对性。不可莫陵两可或太过笼统。在车间发现问题时,能够先记下来,归纳一下在写到报告上来。问题没有大小,按原则办事,不行的就是不行。

  5、在工作时,千万不可与外发厂的工人或是管理人员争执,无论你在外面受了多大委屈,千万不能够在外发厂里进行吵闹。

  6、如果单要洗水的,洗水一般都会洗头缸的,国内的洗水工艺都不是很完备,在洗水厂把成衣洗好之后,在未下车之前,你必须要先拿一些看看,度一下尺寸,千万别指望外发厂或是洗水QC。

  7、在查货中,难免会遇到货期紧张。在这个时候,你要盯紧了,什么东西都可能会出错。不管它多么的急,无论你是多么老道的QC,你千万不能够参与起工作中去,如包装,装箱什么的,千万不可。货出去万一有差错,到时那职责就是你一人了。

  8、在外面,常会有些工作上的应酬,要注意持续形象,掌握分寸。

  八、日常工作安排

  1、全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊状况可携带客样),确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部,以便及时确认。

  2、务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致!(最好要有文字证明)

  3、事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估,做到知根知底。

  4、跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。

  5、预先充分估量工作中问题的潜在发生性,相应加强工作力度,完善细化前期工作,减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的,预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验,对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。

  6、订单跟单员与订单负责人(操作员)要持续密切的联系,出于双方的利益着想,双与对方沟通,将问题降到最低限度。

  九、检验要求

  跟单员的工作资料(三):

  我认为要展开好一名销售跟单文员的工作,真正的大展拳脚,促进公司订单的顺利完成,就应遵循以下几点逐步进入主角:

  一.7天之内了解工厂生产的产品。包括它的外观,质地,特性,优点,缺点,用途。虽然跟单文员不属于工程技术人员,似乎不需要对产品有更多的了解。其实不然。首先,在与客户沟通时,如果你对产品只一知半解,那么客户对你的信任度会大打折扣,甚至会怀疑你的工作潜力。当客户向你咨询时,你也只能支支吾吾,或者老是去向技术人员打听,客户不可能放心的把订单交给你去做。也没有任何优势吸引客户向你下单。

  跟单人员的虽然不是官,但是他的门禁权限却很广,他能够进出多个部门,这就给我们学习新产品带给了便利的渠道,只要你不怕苦,不怕累,勤下车间,不耻下问,没有学不会的东西。纺粘无纺布,熔喷无纺布等,相信很快会被我熟知并熟练的运用。

  二.在最短的时间内弄懂生产过程及工艺。刚开始,一般人会认为跟单文员只需明白生产订单的进度就能够了,好像白领一样,坐在办公室,打着电话,发着email就能够掌控一切。一个优秀的跟单人员,会十分熟悉产品的工艺流程,生产必须数量的产品所需要的生产时间。会亲自进车间察看大货的进度。当积累经验久了,无论是工艺还是货期你都能够直接回复客户。

  三.熟悉各部门的工作流程,按照公司的规定来办事。每一个公司都有自己的工作模式。如果每个人都按照自己的流程来进行工作,那么将会导致公司秩序的混乱,各个部门的工作也会受阻。严重的会导致公司蒙受经济及名誉上的损失。比如说,公司规定收到客户订单需要经理部门签名确定。有一天,跟单员张三收到编号为a-001产品的订单,当时经理部门正在讨论产品调价的问题。下面的文员还没得到具体的通知。这时,张三,直接将订单发给生产线,催促生产。没有给经理确认,而此时,a-001的产品因为原材料涨价的问题需要涨价。但大货已经在生产了,张三跟客户多次协商价格都调不上来。如果这时停止生产,那么那些半成品都会变为废品。如果让大货完成而不运送给客户,那你就违了约,且失去了信誉。最后只能亏本卖给了客户。这样就直接造成了公司亏损。

  四.了解货物的运输。出国的货物一般透过船和飞机,国内的货物透过公司安排汽车或者安排物流公司运送。在订单完成之前,跟单文员要认真选取运输公司,并考察他的信誉度,是否有潜力运送此批货物。欣龙公司货物的运送主要透过物流来完成,我会尽快熟悉这些物流公司。经常与物流工作人员沟通,保证货物安全准时到达目的地。

  跟单员的工作资料(四):

  1、跟单员的工作十分繁杂,涉及面广,应对部门多,所以职责也大,稍有不慎就会酿成大错,所以在下一年的工作中我会更加仔细,更加认真;

  2、对各部门下达的工作计划认真核对库存,及时给厂家下达计划;

  3、多和生产部门,库房和厂家沟通协调,按时交货,没有特殊状况不耽误生产;

  4、各部门下计划务必有书面字样,书面文字务必保留;

  5、新样品要求厂家做小样,务必有销售确定再生产大货;

  6、每一天看ERP查看入库单,认真核对入库数量和价格;产品入库会把好验收关,对产品的数量、质量、包装进行验收;

  7、在给厂家结账做票时必须要核对好数量和价格;

  8、遵守商业秘密,决不做有损公司利益的事情。

  跟单员的工作资料(五):

  外贸跟单员的工作资料

  跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的,全方位的。下面为大家分享的是跟单员的工作资料,期望对大家有所帮忙!

  一、跟单员的工作资料性质

  跟单员是业务员。他的工作不仅仅仅是被动的理解订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要:

  (1)寻找客户:透过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.

  (2)设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

  (3)传播信息:将企业产品的信息传播出去。

  (4)推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。

  (5)带给服务:产品的售后服务,及对客户的服务。

  (6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。

  (7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。

  跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的主角,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:

  (1)函电的回复:

  (2)计算报价单

  (3)验签订单

  (4)填对帐表

  (5)目录,样品的寄送与登记

  (6)客户档案的管理

  (7)客户来访接待

  (8)主管交办事项的处理

  (9)与相关部门的业务联系

  跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。

  二、跟单员的工作特点

  跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的,全方位的。

  1.职责大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存外贸跟单员的工作资料外贸跟单员的工作资料。做好订单与客户的工作职责重大。

  2.沟通,协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调潜力个性重要。

  3.做好客户的参谋:跟单员掌握着超多的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产状况,因此对客户的订单能够提出意见,以利于客户的订货。

  4.工作节奏多变,快速:应对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

  5.工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员务必熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。

  三、跟单员的素质要求

  跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:

  (1)分析潜力。分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。

  (2)预测潜力。能预测出客户的需求,企业的生产潜力及物料的供应状况,便于接单,生产及交货的安排。

  (3)表达潜力。善于用文字和语言与客户沟通。

  (4)专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点,来源及成分。明白产品的特点,款式,质量。便于和客户及生产人员的沟通。

  (5)与人共事的潜力。与各部门的人员打成一片,使其自觉完成客户订单。

  (6)人际关系处理的潜力。处理好与客户,与上级,与同事,与外单位人员的关系。透过他们来完成自己想要做的事外贸跟单员的工作资料跟单员。

  (7)法律知识。了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法,守法,懂法,用法。

  (8)谈判潜力。有口才,有技巧

  (9)管理与推销潜力。对外推销高手。对内管理行家。

  (10)物流知识。了解运输,装卸搬运,保管,配送,报关等知识。

本文来源:http://www.xushengjz.com/gongzuojihua/18109/

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