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　　会议流程策划_营销/活动策划_计划/解决方案_实用文档。会议流程策划 环节 工作模块 工作任务 具体内容 会议名称 会议时间 会议地点 会议确认 会议事由确定 会议室预订 根据会议形式及人数预订 会议室 与会人员 确定与会人员类别及邮件

　　会议流程策划 环节 工作模块 工作任务 具体内容 会议名称 会议时间 会议地点 会议确认 会议事由确定 会议室预订 根据会议形式及人数预订 会议室 与会人员 确定与会人员类别及邮件 发送地址 会议议程 明确列明会议各项议题及 时间、形式、主讲人等 根据与会人员的类别确定 房间预订的类型，提前致 电酒店人员做好准备 确定酒店 准备会议 明确人员分工 电子版资料，包括会议议 程、会议指引（外部）、 回执、会议使用文档初稿 （Word/Excel/PPT等） 资料 准备与收集 会议通知 撰写通知 确定参会人员信息 回执收集 整理通讯录 确定与会人数、姓名、性 别、职务、联络方式 准备与收集 储存 电子版资料，包括会议使 用文档正式版、会务指引 （内部）、通讯录、签到 表 确定会议用电脑，将所有 需要展示的资料储存到一 定的文件夹，并告知相关 人员 联系印刷厂，确定价格、 印刷完成及送货时间 印刷 资料 打印 列出打印清单及打印份数 装订 将文件整理装入资料袋 发放 发送邮件 住宿 酒店预订 联系酒店，确定房型及个 数 确定接机人员名单、联络 方式及航班到达时间 会议前期准备 接机 接机 预订车辆进行接送 午餐地点确认 餐饮 就餐形式、地点确定 餐饮 就餐形式、地点确定 茶歇时间确认 晚宴地点确认 准备好笔、本、荧光笔、 草稿纸、会议流程策划方案白板笔、白板纸 、激光笔、录音笔、代表 证 投影、白板、横幅、背景 墙、欢迎牌、指引牌、座 位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横 幅悬挂；欢迎牌、指引牌 、座位牌是否到位 与总办专业人员联系摄影 事宜 文具 文具准备及领取 会议室预订 会场 会场布置 摄影联系 摄影 自备数码相机 会议现场抓拍用 回程安排 回程机票预订 回程人员姓名、航班；联 系前台确认出票 礼品 会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送 礼品样式及数量 人员报到 人员报到 资料发放 直接前往酒店报到 包括会议材料、代表证等 设备 设备就绪 检查会议使用电脑、投影 设备、音响设备、网线等 是否就绪 会场 检查会场情况 桌椅摆放；文具及资料摆 放；横幅悬挂；欢迎牌、 指引牌、座位牌、会议流程策划方案茶水、 礼品是否到位 指引与会人员到会议地点 参加会议 查看会场中携带笔记本人 数，是否需要充电器，网 线等,通知物业管理处接待 人员协助 与总办专业摄影人员沟通 场景拍摄，照片效果把关 会议指引 会议地点指引 电脑与网络 笔记本电脑使用协助 摄影把关 摄影 现场抓拍 用自备数码相机抓拍会场 情况 会议进行时 会议 会议记录 录音笔录音，人员现场记 录 麦克风 麦克风传递 若台下代表需发言，明确 麦克风传递负责人 茶歇 会议休息 茶水点心准备齐全 布置闭幕会场 会议闭幕活动 摄影、照相、茶水、会 议记录 设备、条幅、桌椅设施座 位牌等 人员照旧安排 会场收拾 清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施 维护、会议流程策划方案是否有物品遗漏 闭幕晚宴 就餐地点指引 带领与会人员到酒店就餐 宣传资料准备 宣传报道 宣传报道发布 稿件撰写及照片整理 将稿件及照片发送至总裁 办企业文化组，进行宣传 报道 纪要整理 会议纪要 会议后尽早整理会议纪要 会议后期工作 邮件发布 经领导审阅后通过邮件发 布 会务费用结账报销 对会务期间发生的费用进 行结账报销 组织相关会务人员进行工 作总结，梳理工作流程中 出色之处及不足之处 针对会上确定的各项工作 任务进行跟踪管理 后续工作跟进 会务工作总结 工作任务跟踪管理 会议服务公司 负责人 时间 31会议网 上海善达会议策划公司 北京博鸣会展服务有限 公司 杭州易程会务服务公司 杭州人云会议服务有限 公司 杭州远成会议服务有限 公司 会议服务公司

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